各院（部）：
为做好2026届毕业生的档案收集、整理、转递工作，使毕业生档案能够及时、准确地投递，按照学校有关文件精神，对做好2026届毕业生档案归档工作提出如下要求：
一、档案材料的收集工作
6月25-28日（根据学校相关安排进行再确定）正式装档、档案贴密封条并通过邮局EMS学生档案邮寄专用通道发走。期间院部需要收集的毕业生档案内容包括：
1.本科毕业生装档材料
（1）学生档案表（教务处盖章）
（2）毕业生登记表（就业指导中心提供，表上须盖有院部及学校公章）；
（3）成绩单（学院加盖公章的，教学秘书处提供）；
（4）XX省2022年普通高等学校招生考生电子档案（招生办加盖公章的，学院教学秘书处提供）；
（5）党员、团员材料；
（6）第二课堂成绩单（校团委提供）；
（7）大学生体检表（校医院提供）；
（8）学士学位授予决定（教务处提供）；
（9）评奖评优材料（校级及以上材料，评奖相关部门提供）。
注：毕业生档案材料，由各学院毕业班辅导员负责收集。将以上相关材料装入提前发放的学校统一印发的本科生空档案袋里，并在档案袋封面目录上对应位置做好打勾处理。整理完毕后，以班级为单位，按最新班级花名册顺序由小号到大号排列，以备送达学生档案室。装档时间确认后，前来学生档案室清点档案内容：高中材料、团员材料（部分学生团员材料已经在高中档案里）、《XX省普通高等学校招生考生报名登记表》、《XX省普通高等学校招生考生体格检查表》、《考生当前信息表》（加盖学校招生办章）、评奖评优材料（校级及以上材料）（已放进学生档案里）等。将清点好的高中档案材料直接装入已发放的统一印发的本科生档案袋里。
2.研究生/博士毕业生档案材料
（1）研究生入学材料（研究生录取登记表、推免材料）（硕、博）；
（2）研究生入学登记表（硕、博）；
（3）中期考核材料（硕、博）；
（4）毕业生登记表（就业指导中心提供，表上须盖有院部及学校公章）；
（5）学位审批材料（硕、博）；
（6）现实情况表现表（硕、博）；
（7）党员、团员材料；
（8）研究生体检表（校医院提供）
（9）评奖评优材料（校级及以上材料，评奖相关部门提供）。
注：由学院毕业班辅导员负责，以班级为单位，按班级档案名单顺序由小到大排列，以备装档。装档时间确认后，来学生档案室后清点档案内容：高中材料、本科期间必备材料（针对硕士研究生）、硕士研究生必备材料（针对博士博士生）、报考开云电竞投注（华东）（硕、博）研究生现实表现情况、攻读（硕、博）研究生录取登记表、评奖评优材料（校级及以上材料）（已放进学生档案里）等。硕士、博士研究生档案入学时已经更新学校统一档案袋，无需更新。
二、档案材料的装档工作
1.按照党委学生工作部、武装部安排的装档时间，各院（部）毕业班辅导员负全责，由负责人带领相关的辅导员和院办、教学办老师一起做好装档工作。不允许学生参与装档工作。
2.各院（部）将准备好的归档材料与原有档案材料认真校对并一次性装档。装入的档案材料，检查好档案袋封皮上对应栏目“√”（档案袋封皮用黑色碳素笔来填写）。在此过程中，装档人员务必认真核对档案袋上的学生姓名与内部档案材料是否一致，杜绝档案材料和档案封皮学生信息错位现象。整理档案时，请提前准备好的附件材料一并带到学生档案室，继续做好统计工作。
（备注：有升学外校学生的目标学校有调档函，将其下一栏撕下来后贴到档案袋上，还请涉及的学生辅导员提前收起调档函，贴在档案袋外皮空白处）。
档案工作责任重大，为高效高质量完成毕业装档工作，请各学院务必按要求提前做好准备工作，在规定的装档时间内，按时、准确无误地完成装档、邮寄工作。
三、需要注意的事项
1.所有需要毕业生填写的文字材料必须本人用黑色碳素笔填写，不能用圆珠笔、铅笔填写。
2.归档材料上的签字、盖章必须齐全。
3.毕业班辅导员通知毕业生本人要认真核对个人提交的档案邮寄信息，避免退档或错寄现象。
4.凡2026年不能正常毕业，经审批延读的学生，辅导员要及时告知学生档案室，暂不转递其档，办理永久结业的毕业生除外。毕业生有预授情况，按正常整理材料装档（毕业生登记表学校盖章栏会有“予以毕业”先不写，等确认毕业了再写“予以毕业”并盖学校章），邮寄环节时，学生档案室工作人员进行交接暂存，7月中旬之前确认授予学位后，辅导员及时来档案室更换新的成绩单和装进学士学位授予决定，并之前准备好的邮寄面单邮寄走。
5.毕业生档案用EMS邮寄，根据邮政EMS的查询期限规定，从档案投递之日起一年以内可查询，一年后将无法在EMS系统查询。
党委学生工作部、武装部
二〇二六年六月八日
